การจัดการโครงการเป็นแกนหลักของความสําเร็จ แต่พันธมิตรจํานวนมากประเมินคุณค่าของโครงการต่ําเกินไป ซึ่งนําไปสู่ข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง ทิม โอทูล (ผู้อํานวยการ สํานักงานบริหารโครงการของ Westcon-Comstor) แบ่งปันข้อผิดพลาดด้านการจัดการโครงการที่พบบ่อยที่สุดที่เราเห็นว่าพาร์ทเนอร์ทํา
โครงการไม่ค่อยตรงไปตรงมา สําหรับพันธมิตรของเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ธุรกิจเหล่านี้คือการดําเนินงานที่มีเดิมพันสูงซึ่งเกี่ยวข้องกับผู้ขายหลายราย โลจิสติกส์ที่ซับซ้อน กําหนดเวลาที่กระชั้นชิด และบ่อยครั้งคือการประสานงานในหลายประเทศ (หากไม่ใช่ระดับโลก)
อย่างไรก็ตาม เรามองว่าการจัดการโครงการเป็นสิ่งแรกที่จะถูกตัดออกจากขอบเขต บางทีอาจถูกมองว่าเป็นเพียงแค่ ‘อุปกรณ์เสริม’ แต่ไม่มีอะไรที่จะอยู่ไกลจากความเป็นจริงได้
การจัดการโครงการคือสิ่งที่ปกป้องการส่งมอบ กําไร และชื่อเสียงของไม่เพียงแต่เราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงคู่ค้า ลูกค้าของพวกเขา และซัพพลายเออร์ของเราด้วย ในบริการจากผู้เชี่ยวชาญ – โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ส่งมอบโดยผู้จัดจําหน่ายผู้เชี่ยวชาญเช่นเรา - ผู้จัดการโครงการคือ ‘กาว’ ที่ผูกช่องทางเข้าด้วยกัน พวกเขาดูดซับแรงกดดันจากความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แข่งขันกัน ความล่าช้าของซัพพลายเออร์ การเปลี่ยนแปลงลําดับความสําคัญ และการประสานงานที่ซับซ้อนทั่วทุกเขตเวลา เพื่อให้พันธมิตรของเราไม่จําเป็นต้องทํา
พวกเราส่วนใหญ่จะไม่มีวันกล้าที่จะเข้าไปในรถโดยไม่มีประกันภัย; เมื่อสิ่งต่าง ๆ ผิดพลาด, ความเสียหายมีราคาแพงและความคุ้มครองเป็นกุญแจสําคัญ. ผู้จัดการโครงการให้การรับประกันนั้น
ดังนั้นในโลกปัจจุบัน ที่ลูกค้าคาดหวังการดําเนินการที่ไร้แรงเสียดทาน การจัดการโครงการที่มีทักษะ (หรือการขาดงาน) คือความแตกต่างระหว่างการส่งมอบที่ราบรื่นหรือภัยพิบัติต่อชื่อเสียง
นี่คือข้อผิดพลาดสามอันดับแรกที่เรามักเห็นพาร์ทเนอร์ทําและการหลีกเลี่ยงพวกเขาสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างไร
ข้อผิดพลาด 1: ตัดการจัดการโครงการเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย
เราเห็นข้อโต้แย้งนี้บ่อย ๆ โดยปกติเมื่อพยายามทําราคาตามจุดราคาของลูกค้า ฉันเข้าใจแล้ว แต่ส่วนลดการจัดการโครงการไม่ค่อยประหยัดเงินและควรจะเป็นทางเลือกสุดท้าย
การลดขอบเขตการจัดการโครงการ หรือที่แย่กว่านั้นก็คือการลดการจัดการโครงการลงโดยสิ้นเชิง เพียงแค่เปลี่ยนต้นทุนเป็นความล่าช้า การทํางานซ้ํา การยกระดับ และการสูญเสียความเชื่อมั่นของลูกค้า นอกจากนี้ยังนําไปสู่คําขอเปลี่ยนแปลงหลายรายการและใบสั่งซื้อเพิ่มเติมเพื่อให้ครอบคลุมชั่วโมงเพิ่มเติมที่ผู้จัดการโครงการลงเอยด้วยการใช้จ่ายเพื่อพยายามแก้ไขปัญหา
สิ่งที่ดูเหมือนว่าการออมล่วงหน้าจะลดอัตรากําไรลงและมีความเสี่ยงต่อชื่อเสียง การจัดการโครงการที่เหมาะสมไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในการดําเนินการ แต่เป็นการลงทุนในความสําเร็จในการส่งมอบ
ข้อผิดพลาด 2: ปล่อยให้การจัดการโครงการเป็นทรัพยากรทางเทคนิค
หนึ่งในสมมติฐานที่พบได้บ่อยและมีค่าใช้จ่ายสูงที่เราได้ยิน ความจริงก็คือวิศวกรเทคนิคและผู้เชี่ยวชาญด้าน IT แทบจะไม่เป็นผู้จัดการโครงการเลย การคาดหวังให้พวกเขาส่งมอบโซลูชันในขณะที่จัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ความเสี่ยง การเปลี่ยนแปลงขอบเขต และการรายงาน มักจะนําไปสู่เหตุการณ์สําคัญที่พลาดไป การรายงานที่ไม่ดี และความยุ่งยากที่หลีกเลี่ยงได้อย่างตรงไปตรงมา
ดังนั้นเมื่อสิ่งต่าง ๆ ออกนอกเส้นทางใครจะบังคับเรือ? วิศวกร? ยอดขาย ลูกค้า หากไม่มีผู้จัดการโครงการ คําตอบมักจะคือ... ไม่มีใคร การจัดการโครงการไม่ใช่ความหรูหรา แต่เป็นสิ่งที่ทําให้การส่งมอบมีแบบแผน มีความรับผิดชอบ และคาดการณ์ได้ ปล่อยให้ช่างเทคนิคทําในสิ่งที่พวกเขาทําได้ดีที่สุด: ส่งมอบโซลูชัน!
ข้อผิดพลาด 3: พึ่งพาสมมติฐานแทนการจัดการเชิงรุก
สมมติฐานมักจะคืบคลานเข้าไปในสภาพแวดล้อมการจัดส่งที่ซับซ้อนและอันตรายมากกว่าที่ปรากฏ หนึ่งในสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุด? สมมติว่าวิศวกรจะระบุและทําเครื่องหมายความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทุกความเสี่ยงแต่เนิ่น ๆ และชัดเจน
ในขณะที่วิศวกรมีแบบแผนและให้ความสําคัญกับรายละเอียด แต่พวกเขามีแนวโน้มที่จะประมวลผลความซับซ้อนภายในโดยให้ความสําคัญกับการดําเนินการ พวกเขาไม่ใช่คนแรกที่แจ้งข้อกังวลเสมอไป ในขณะเดียวกัน ทีมขายมักจะดําเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และด้วยความเร่งด่วนนั้น ความแตกต่างทางเทคนิคก็อาจถูกวางข้างกันได้ มันไม่ใช่ความประมาทเลินเล่อ แต่เป็นแรงผลักดัน แต่ในโครงการที่ซับซ้อนสิ่งที่ไม่สังเกตเห็นมักจะไม่ได้รับการจัดการ
นั่นคือจุดที่การมีส่วนร่วมในช่วงแรกของผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์สร้างความแตกต่าง พวกเขาไม่เพียงแต่ติดตามความคืบหน้าเท่านั้น แต่ยังเป็นวาล์วแรงดัน ระบบเตือนภัยตั้งแต่เนิ่นๆ และคนที่รู้ว่าเมื่อมีกลิ่นอะไรเกิดขึ้น
ผู้จัดการโครงการถามคําถามยากๆ ท้าทายพื้นที่สีเทา และรายงานแต่เนิ่นๆ พวกเขาอาจจะไม่ใช่คนดังที่สุดเสมอไป แต่เมื่อการส่งมอบเกิดขึ้นกับรถคันอื่น พวกเขาคือคนที่คุณดีใจที่ได้เอากรมธรรม์ประกันภัยนั้นมาด้วย
สิ่งที่ทําให้ผู้จัดการโครงการยอดเยี่ยม
ผู้จัดการโครงการที่ดีจะนํามาซึ่งความสงบ โครงสร้าง การสื่อสารที่ชัดเจน และการจัดการงานที่มั่นคง พวกเขาทําให้สิ่งต่าง ๆ เคลื่อนไหว จัดการพื้นฐานได้ดี และแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ
แต่อะไรทําให้ผู้จัดการโครงการโดดเด่น นั่นคือจุดที่ประสบการณ์ วุฒิภาวะ และสัญชาตญาณที่ดีเข้ามามีบทบาท
ไม่มีทางลัดสําหรับเรื่องนั้น ผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดได้ใช้ชีวิตผ่านซากรถไฟของโครงการที่พัดมาอย่างเต็มตัว ซึ่งเป็นประเภทที่ทุกอย่างออกจากราง พวกเขาต้องจัดกลุ่มใหม่ ไตร่ตรอง และตัดสินใจว่าพวกเขาจะไม่ทําอะไรอีก ประสบการณ์ที่ได้มาอย่างยากลําบากนั้นช่วยเพิ่มสัญชาตญาณของพวกเขา ช่วยให้พวกเขามองเห็นมุมต่าง ๆ และควบคุมได้ท่ามกลางความวุ่นวาย
PM ที่ยอดเยี่ยมก็เหมือนกับตัวนําที่นําวงออร์เคสตรา พวกเขาไม่เพียงแต่ทําตามเพลงแผ่นเพลงเท่านั้น แต่ยังรู้สึกได้ถึงจังหวะ นําทุกคนเข้ามาในเวลาที่เหมาะสม และชี้นําการแสดงทั้งหมดด้วยความมั่นใจ แม้ว่าจะมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น แต่พวกเขาต้องแน่ใจว่าผู้ชมไม่เคยสังเกตเห็น การแสดงดําเนินไปอย่างไร้ที่ติ
อย่าปล่อยให้ความสําเร็จของคุณเป็นโอกาส
ติดต่อเรา หรือติดต่อผู้จัดการบัญชีของคุณเพื่อเรียนรู้ว่าเราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าการส่งมอบจะประสบความสําเร็จสําหรับโครงการของคุณทุกครั้ง
