Die drei häufigsten Fehler, die Partner im Projektmanagement machen

Das Projektmanagement ist das Rückgrat des Erfolgs, doch viele Partner unterschätzen seinen Wert, was zu kostspieligen Fehlern führt. Tim O'Toole (Director, Project Management Office bei Westcon-Comstor) berichtet über die häufigsten Fehler im Projektmanagement, die wir bei Partnern beobachten.

Projekte sind selten einfach. Vor allem für unsere Partner handelt es sich dabei um Projekte mit hohem Risiko, die mehrere Lieferanten, eine komplexe Logistik, enge Zeitpläne und oft eine länderübergreifende (wenn nicht sogar globale) Koordination erfordern.

Dennoch erleben wir immer wieder, dass das Projektmanagement als erstes aus dem Umfang gestrichen wird. Vielleicht wird es nur als ein "optionales Extra" angesehen, aber nichts könnte weiter von der Realität entfernt sein. 

Das Projektmanagement schützt die Lieferung, die Gewinnspanne und den Ruf nicht nur von uns, sondern auch von unseren Partnern, deren Kunden und unseren Lieferanten. Bei professionellen Dienstleistungen - insbesondere bei denen, die von einem spezialisierten Distributor wie uns angeboten werden - sind die Projektmanager der "Klebstoff", der die Lösungskette zusammenhält. Sie nehmen den Druck konkurrierender Anforderungen von Interessengruppen, Verspätungen von Lieferanten, wechselnde Prioritäten und komplexe Koordinierung über Zeitzonen hinweg auf, damit unsere Partner dies nicht tun müssen.

Die meisten von uns würden es nie wagen, ohne Versicherung in ein Auto zu steigen; wenn etwas schief geht, ist der Schaden teuer und der Schutz wichtig. Projektmanager bieten diese Sicherheit. 

In der heutigen Welt, in der die Kunden eine reibungslose Ausführung erwarten, ist ein qualifiziertes Projektmanagement (oder dessen Fehlen) der Unterschied zwischen einer reibungslosen Lieferung und einer Reputationskatastrophe.

Hier sind die drei häufigsten Fehler, die wir bei unseren Partnern beobachten, und wie man sie vermeiden kann, um den Unterschied zu machen.

Fehler 1: Verzicht auf Projektmanagement um Geld zu sparen

Wir sehen diesen Einwand häufig, in der Regel, wenn wir versuchen, einen Preispunkt für den Kunden zu erreichen. Ich verstehe das, aber der Verzicht auf Projektmanagement spart selten Geld und sollte der letzte Ausweg sein. 

Eine Herabstufung des Umfangs des Projektmanagements - oder schlimmer noch, eine völlige Streichung des Projektmanagements - verlagert die Kosten einfach auf Verzögerungen, Nacharbeit, Eskalationen und verlorenes Kundenvertrauen. Dies führt auch zu zahlreichen Änderungsanträgen und zusätzlichen Bestellungen, um die zusätzlichen Stunden abzudecken, die die Projektmanager für die Behebung der Probleme aufwenden müssen.

Was im ersten Moment wie eine Ersparnis aussieht, wird im weiteren Verlauf zu einer Margenaushöhlung und einem Reputationsrisiko. Richtiges Projektmanagement ist kein Kostenfaktor - es ist eine Investition in den Erfolg.

Fehler 2: Überlassung des Projektmanagements an technische Ressourcen

Dies ist eine der häufigsten und kostspieligsten Annahmen, die wir hören. Die Wahrheit ist, dass Ingenieure und IT-Fachleute selten Projektmanager sind. Wenn man von ihnen erwartet, dass sie Lösungen liefern und gleichzeitig Stakeholder, Risiken, Umfangsänderungen und Berichte verwalten, führt das oft zu verpassten Meilensteinen, schlechter Eskalation und, offen gesagt, zu vermeidbarer Frustration.

Wenn die Dinge aus dem Ruder laufen, wer steuert dann das Schiff? Der Ingenieur? Der Vertrieb? Der Kunde? Ohne einen Projektmanager ist die Antwort in der Regel... niemand. Projektmanagement ist kein Luxus, sondern sorgt für eine strukturierte, verantwortliche und vorhersehbare Umsetzung. Lassen Sie die Techniker das tun, was sie am besten können: die Lösung installieren!

Fehler 3: Verlassen auf Annahmen statt auf proaktives Management

In komplexen Lieferumgebungen schleichen sich oft Annahmen ein, die gefährlicher sind, als sie scheinen. Eine der häufigsten? Wir gehen davon aus, dass die Ingenieure jedes potenzielle Risiko frühzeitig und deutlich erkennen und melden werden.

Während Ingenieure methodisch und detailorientiert sind, neigen sie dazu, Komplexität intern zu verarbeiten und sich auf die Ausführung zu konzentrieren. Sie sind nicht immer die ersten, die Bedenken äußern. In der Zwischenzeit müssen die Vertriebsteams oft schnell handeln, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, und in dieser Eile können technische Feinheiten in den Hintergrund treten. Das ist keine Fahrlässigkeit, das ist Eigendynamik. Doch was bei komplexen Projekten unbemerkt bleibt, wird oft nicht gemanagt.

Hier macht die frühzeitige Einbindung erfahrener Projektmanager den Unterschied. Sie sind nicht nur dazu da, den Fortschritt zu verfolgen, sondern sie sind die Druckventile, die Frühwarnsysteme und die Leute, die wissen, wenn etwas nicht stimmt. 

Projektmanager stellen die schwierigen Fragen, hinterfragen die Grauzonen und eskalieren frühzeitig. Sie sind vielleicht nicht immer die beliebtesten, aber wenn eine Lieferwagen mit einem anderen Auto zusammenstößt, sind sie diejenigen, bei denen man froh ist, dass man die Versicherung abgeschlossen hat. 

Was macht einen außergewöhnlichen Projektmanager aus?

Ein guter Projektmanager bringt Ruhe, Struktur, klare Kommunikation und ein solides Aufgabenmanagement mit. Sie halten die Dinge am Laufen, kümmern sich gut um die Grundlagen und halten die Beteiligten auf dem Laufenden.

Aber was macht einen Projektmanager außergewöhnlich? Hier kommen Erfahrung, Reife und Fingerspitzengefühl ins Spiel.

Dafür gibt es keine Abkürzung. Die besten Projektmanager haben schon komplette Projektkatastrophen erlebt, bei denen alles aus dem Ruder läuft. Sie mussten sich neu formieren, nachdenken und entscheiden, was sie auf keinen Fall wieder tun würden. Diese hart erarbeitete Erfahrung schärft ihre Instinkte, hilft ihnen, um die Ecke zu sehen und inmitten des Chaos die Kontrolle zu behalten.

Herausragende PMs sind wie Dirigenten, die ein Orchester leiten. Sie halten sich nicht nur an die Musiknoten, sondern spüren das Tempo, bringen alle zum richtigen Zeitpunkt ins Spiel und leiten die gesamte Aufführung souverän. Selbst wenn etwas Unerwartetes passiert, sorgen sie dafür, dass das Publikum es nicht bemerkt. Die Show läuft reibungslos ab.