Trzy najważniejsze błędy popełniane przez partnerów w zarządzaniu projektami
Zarządzanie projektami jest podstawą sukcesu, ale wielu partnerów nie docenia jego wartości, co prowadzi do kosztownych błędów. Tim O'Toole (Dyrektor Biura Zarządzania Projektami w Westcon-Comstor) dzieli się najczęstszymi błędami w zarządzaniu projektami, które popełniają nasi partnerzy.
Projekty rzadko są proste. Szczególnie dla naszych partnerów są to operacje o wysokiej stawce, obejmujące wielu dostawców, złożoną logistykę, napięte terminy i często koordynację w wielu krajach (jeśli nie na całym świecie).
Mimo to, raz po raz widzimy, że zarządzanie projektami jest pierwszą rzeczą, która jest wycinana z zakresu. Być może jest to postrzegane jako "opcjonalny dodatek", ale nic bardziej mylnego.
Zarządzanie projektami jest tym, co chroni dostawy, marżę i reputację nie tylko naszą, ale także naszych partnerów, ich klientów i naszych dostawców. W usługach profesjonalnych - szczególnie tych dostarczanych przez wyspecjalizowanego dystrybutora, takiego jak my - kierownicy projektów są "klejem", który spaja kanał. Absorbują presję konkurencyjnych wymagań interesariuszy, opóźnień dostawców, zmieniających się priorytetów i złożonej koordynacji w różnych strefach czasowych, dzięki czemu nasi partnerzy nie muszą tego robić.
Większość z nas nigdy nie odważyłaby się wsiąść do samochodu bez ubezpieczenia; gdy coś pójdzie nie tak, szkody są kosztowne, a ochrona jest kluczowa. Kierownicy projektów zapewniają taką pewność.
Tak więc w dzisiejszym świecie, w którym klienci oczekują bezproblemowej realizacji, umiejętne zarządzanie projektami (lub jego brak) stanowi różnicę między sprawną dostawą a katastrofą reputacyjną.
Oto trzy najczęściej popełniane przez partnerów błędy i sposób, w jaki można ich uniknąć.
Błąd 1: Ograniczenie zarządzania projektami w celu obniżenia kosztów
Często spotykamy się z tym zastrzeżeniem, zwykle gdy staramy się trafić w punkt cenowy klienta. Rozumiem to, ale dyskontowanie zarządzania projektami rzadko pozwala zaoszczędzić pieniądze i powinno być ostatecznością.
Zmniejszenie zakresu zarządzania projektem - lub, co gorsza, całkowite odcięcie zarządzania projektem - po prostu przenosi koszty na opóźnienia, przeróbki, eskalacje i utratę zaufania klientów. Prowadzi to również do wielu wniosków o zmianę i dodatkowych zamówień zakupu, aby pokryć dodatkowe godziny, które kierownicy projektów spędzają na próbach naprawienia problemów.
To, co wygląda na początkową oszczędność, staje się erozją marży i ryzykiem utraty reputacji. Właściwe zarządzanie projektem to nie koszt ogólny - to inwestycja w sukces dostawy.
Błąd 2: Pozostawienie zarządzania projektem zasobom technicznym
To jedno z najczęstszych i najbardziej kosztownych założeń, jakie słyszymy. Prawda jest taka, że inżynierowie techniczni i specjaliści IT rzadko są kierownikami projektów. Oczekiwanie od nich dostarczania rozwiązań przy jednoczesnym zarządzaniu interesariuszami, ryzykiem, zmianami zakresu i raportowaniem często prowadzi do pominięcia kamieni milowych, słabej eskalacji i, szczerze mówiąc, możliwej do uniknięcia frustracji.
Kto więc kieruje statkiem, gdy sprawy zbaczają z toru? Inżynier? Sprzedaż? Klient? Bez Project Managera na miejscu, odpowiedzią jest zazwyczaj... nikt. Zarządzanie projektami nie jest luksusem - to dzięki niemu dostawy są ustrukturyzowane, odpowiedzialne i przewidywalne. Zostaw technikom to, co robią najlepiej: dostarczanie rozwiązań!
Błąd 3: Poleganie na założeniach zamiast proaktywnego zarządzania
Założenia często wkradają się do złożonych środowisk dostarczania i są bardziej niebezpieczne niż się wydaje. Jeden z najczęstszych? Zakładając, że inżynierowie zidentyfikują i oznaczą każde potencjalne ryzyko, wcześnie i wyraźnie.
Podczas gdy inżynierowie są metodyczni i skoncentrowani na szczegółach, mają tendencję do wewnętrznego przetwarzania złożoności, koncentrując się na wykonaniu. Nie zawsze są oni pierwszymi, którzy eskalują obawy. Tymczasem zespoły sprzedażowe często działają szybko, aby sprostać wymaganiom klientów, a w tym pilnym trybie niuanse techniczne mogą zostać odsunięte na bok. To nie zaniedbanie, to rozmach. Jednak w złożonych projektach to, co pozostaje niezauważone, często pozostaje niezarządzane.
To właśnie tutaj wczesne zaangażowanie doświadczonych kierowników projektów robi różnicę. Służą nie tylko do śledzenia postępów; są zaworami ciśnieniowymi, systemami wczesnego ostrzegania i ludźmi, którzy wiedzą, kiedy coś śmierdzi.
Kierownicy projektów zadają trudne pytania, kwestionują szare obszary i wcześnie eskalują. Może nie zawsze są najpopularniejsi, ale kiedy dostawa uderzy czołowo w inny samochód, to właśnie oni cieszą się, że wykupiłeś polisę ubezpieczeniową.
Co wyróżnia wyjątkowego kierownika projektu
Dobry kierownik projektu wnosi spokój, strukturę, jasną komunikację i solidne zarządzanie zadaniami. Utrzymują rzeczy w ruchu, dobrze zarządzają podstawami i informują interesariuszy.
Ale co czyni Project Managera wyjątkowym? Tutaj do gry wkracza doświadczenie, dojrzałość i instynkt.
Nie ma do tego drogi na skróty. Najlepsi Kierownicy Projektów przeżyli pełne wraki pociągów projektowych, takie, w których wszystko wymyka się spod kontroli. Musieli się przegrupować, zastanowić i zdecydować, czego absolutnie nigdy więcej nie zrobią. To ciężko zdobyte doświadczenie wyostrza ich instynkty, pomaga im dostrzec zakręty i zachować kontrolę w środku chaosu.
Wyjątkowi dyrektorzy zarządzający są jak dyrygenci prowadzący orkiestrę. Nie tylko podążają za nutami; czują tempo, wprowadzają wszystkich we właściwym czasie i prowadzą cały występ z pewnością siebie. Nawet gdy dzieje się coś nieoczekiwanego, upewniają się, że widzowie tego nie zauważą. Przedstawienie przebiega bez zarzutu.
Nie pozostawiaj swojego sukcesu przypadkowi.
Skontaktuj się z nami lub ze swoim Account Managerem, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możemy zapewnić pomyślną realizację projektów za każdym razem.
